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破解小微企业痛点 企业云办公选型指南

小微企业云办公领域的痛点,不难发现这些小微企业迫切地需要一款简单好用、方便协作,带有安全防护功能且性价比高的云办公产品,来解决企业日常办公的这些常见问题。为此,记者对比了企业云办公领域最火的三款产品:金山WPS+、石墨文档和腾讯文档,总结了企业云办公产品的选型指南,供广大的小微企业选型参考。

作者:查士加来源:51CTO|2018-06-13 09:06

【51CTO.com原创稿件】小型企业、微型企业、家庭作坊式企业、个体工商户被统称为小微企业。近几年,在国家“大众创业、万众创新”相关政策的大力扶持下,一大批有创业创新意识的小微企业如雨后春笋般成长起来。

随着双创政策的推动作用,近年来我国小微企业实现了快速增长。根据国家工商总局最新的报道,截止2017年7月底,中国小微企业名录收录的小微企业数量达到7,328.1万户,这些中小微企业贡献了50%以上的税收、创造了60%以上的GDP、完成了70%以上的发明专利、提供了80%以上的城镇就业岗位,并在我国就业发展中起到了重要的支撑作用,是创业创新、科技转化最活跃的群体,也为新常态下经济结构的转型提供了新的动力。

记者采访了数十家小微企业,发现他们普遍存在规模小、缺少办公场地、资金缺乏、信息存储不安全、内部文件管理混乱、内部沟通合作缺乏协同、造成本已紧缺的人力资源大量浪费等问题,小微企业云办公领域的痛点具体表现在:

1、资金缺乏:由于业务处于起步阶段,小微企业的资金往往捉襟见肘,而功能齐全的企业级云办公产品大多费用较高,小微企业无力支付。

2、信息存储不安全:小微企业的绝大部分文档都分散于各个员工的电脑里,由于人员变动频繁,文档丢失的风险相当大,文档安全也没有保障。

3、内部文件管理混乱:由于小微企业人员流失快、流失率高,频繁的人员流动致使文档管理方面十分混乱,查找起来也十分困难。

4、内部沟通合作缺乏协同:小微企业团队成员各自为战,企业内部沟通合作缺乏协同,工作效率低。

针对以上痛点,不难发现这些小微企业迫切地需要一款简单好用、方便协作,带有安全防护功能且性价比高的云办公产品,来解决企业日常办公的这些常见问题。为此,记者对比了企业云办公领域最火的三款产品:金山WPS+、石墨文档和腾讯文档,总结了企业云办公产品的选型指南,供广大的小微企业选型参考。

一、 金山一站式云办公平台WPS+

WPS+ 无需IT基础架构投入,一键即可将办公室搬入云端。【注册体验

WPS+ 一站式办公文档管理平台

WPS+是金山办公软件旗下的一站式办公文档管理平台,它不仅提供WPS Office专业套件,还提供企业云文档、文档在线协作、文档安全以及文档服务等功能。WPS+同时支持Web端、手机端和PC端,仅需一个账号,就能随时随地实现办公文档的上传下载与共享协作,实现办公文档的一站式高效管理。

WPS+主要面向知识密集型及协作密集型的企业,通过提供高效率、低成本、易操作的一站式文档管理服务,全方位解决企业用户在文档管理中的痛点。

WPS+的特性:

1、WPS Office:移动办公,快速便捷

WPS Office是一款经典的办公软件,支持多客户端兼容,无论是电脑还是手机均可随时随地高效办公。同时,它提供理想的文档辅助工具,可在PDF与WORD之间自由转换,移动办公、快速便捷的属性,助力小微企业迎接互联网时代潮流。

2、企业云文档 轻松实现在线协同

企业云文档是WPS+的核心功能,它以简单易用的方式,满足工作中文档的云端存储、在线预览需求。更可通过Web Office多人协同编辑、文档编辑历史、企业文档在线分享,完成与同事及合作伙伴的高效办公,完美解决了小微企业文档混乱的难题。

企业云文档无需安装,即可在云端统一管理企业内部文档,帮助企业将分散的文档集中管理,从而形成有价值的数字资产。通过用户活跃数、文档类型及数量、云文档空间状态、文件使用频度等数据,让企业运作情况一目了然。

同时,它还支持在线预览,让系统脱离了Office客户端的依赖,可以直接在线查看文档,并支持多种格式,高度兼容的排版引擎带来了一致的阅读体验。

全平台多人编辑的模式,让你与团队成员可以在任意设备上共同编辑一封文档,还可以实时查看他人所作的编辑。

历史版本功能还可追踪对于文档的更改记录,撤销对文档的任何操作,选择恢复至任意历史版本,规避因文件丢失或操作不当带来的损失。

可以实现控制文件共享方式,文档权限设置包括:分享时间、编辑、查看或评论等,帮助你安全高效的实现文档分享。

3、高级别的安全防护体系

企业管理员可在WPS+对所有企业成员账号及企业管理架构进行管理。在每一个团队中,团队管理员可在管理后台进行细颗粒度级别的文档权限管控和云端文档用户角色权限管控,还可以制作明文水印、自定义管理后台,一系列的安全措施只为保护企业文档安全。

4、全生命周期内为文档赋能

除了以上核心功能外,WPS+云办公还提供丰富的文档服务功能, 在文档的制作、生产、存储、使用和销毁的全生命周期内,WPS+云办公无缝链接众多优质原创应用与服务,如企业文档模板、企业实用服务、WPS邮件客户端、金山词霸、WPS精品课、口袋动画等, 助小微企业稳步提升工作质量和效率。

5、丰富的企业应用

此外,WPS+云办公还集结了企业服务市场上优秀的供应商——一起写、ProcessOn、Coremail、上上签等,合力打造一站式企业文档管理平台。

6、免费版与付费版 全方位满足您的办公需求

WPS+既有面向50人以下小微企业与团队的免费基础版,也有满足进一步需求的付费商业版,365元/人/年,现在购买可享5- 8.8折优惠。当然,本文所介绍的这些只是WPS+众多功能的冰山一角,更多功能还需要您亲自探索。

优点:50G超大云文档空间,50人以下基础版全免费,快速便捷,轻松实现移动办公以及在线协同,高级别的文档安全以及全生命周期的文档服务,是小微企业云办公的不二之选。

缺点:UI交互方面仍有可提升空间。

推荐指数★★★★★

注册体验

二、 石墨文档

石墨文档是一款支持云端实时协作的企业办公服务软件。作为一款主打协同办公的产品,用户通过分享云端文档链接,可以轻松实现多人在线协作办公,还能通过权限管理设置,保证云端文档在传输过程中的可控性。而云服务的最大优势,便是保证云端文件版本实时保存、可追溯,进而提高办公效率。丰富的文档及表格功能,让石墨文档满足了用户在工作中的大部分需求。

传统Office办公软件,动辄几G的安装包和云端及协同办公的功能缺失让传统办公软件显得非常“重”。石墨文档希望通过云端技术实现多人多端同时在线编辑,让协作和分享的过程更加方便和高效。

石墨文档的几大特性:

1、可多人实时协作的云端文档与表格。

2、不只是云端Office,还可进行实时互动与反馈,会议记录与任务细分,需求文档与新媒体撰稿等。

3、石墨表格可用于项目进度跟踪,制作公司财务报表,信息收集并汇总表格等,内容即是沟通,告别繁复的邮件。

4、实时添加好友开始协作、轻松分享文章到微信、QQ、微博等平台。

5、文档内讨论、提及协作者、查看历史,及时跟进项目进展。

6、搭建并维护团队知识库,搜索文件内容,企业共享文件夹等。

7、多平台协作,工作进展、团队信息在多端同步。

优点:多终端支持,多平台协作,提高办公效率。表格支持项目进度跟踪。

缺点:Office只支持文档和表格,且文档及表格支持的编辑功能少,如表格不具备隐藏等稍微复杂一些的功能。PDF功能欠缺。只对个人用户免费,高级版9元/人/月,企业版216元/人/月。推荐指数:★★★

三、 腾讯文档

腾讯文档是一款可多人协作的在线文档。支持Word和Excel类型,打开网页就能查看和编辑,云端实时保存;可多人实时编辑文档,权限安全可控。

腾讯文档的特色:

1、 在线功能:打开网页就能写,PC、Mac、iPad、iOS和Android全支持,随时随地任您使用。

2、 无需特意保存,电脑断电文件不丢失。

3、 支持多人同时查看和编辑,强大的分享功能,让协作更容易。

4、 安全:文档权限设置,文档水印,腾讯技术保障。

5、 微软Excel、Word可与腾讯文档相互转换。

6、 实时翻译及丰富的模板。

优点:多终端支持,在线协作,文档安全,实时翻译,现阶段免费。

缺点:Office功能只支持文档及表格,无演示文稿及PDF支持。产品上市时间短,功能太少有待完善,腾讯文档与微云、TIM云空间都不互通。

推荐指数:★★★

编辑点评:

综合来看,这三款云办公产品都能解决小微企业在文档管理和协作上的一些痛点。不过作为一家企业来说,综合解决大部分问题比 “小米加步枪式”的零散解决问题要受欢迎的多。毕竟小微企业一方面要考虑人手不足时如何高效率工作一人抵俩,还要考虑企业内部协作的安全问题,团队扩张之后是否能继续使用同种产品,减少更换产品带来的额外成本等问题。

大家都知道金山由文档编写起家,在这个领域积累了30余年,有着坚实的技术基础和丰厚的积淀。WPS+ 在企业办公领域的积累相比其他两家最久,支持的产品类型最为丰富;石墨更适合几个人的小团队协作,管理数量和层次更少的文档,一旦文档数量过多则难以管理,开启编辑速度也会变慢;腾讯文档则更适合作为个人的文档写作平台,只实现最基础的一些功能。

WPS+的产品功能则更加全面,协作能力强,管理更加简单便捷,文档安全水平高,PDF与Word之间的自由转换是一大亮点,PDF合并及文档修复功能,则更加实用。超大的50G云文档空间,面向50人以下的小微企业提供免费基础版服务,绝对是小微企业云办公的首选产品。【注册体验WPS+

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【责任编辑:查士加 TEL:(010)68476606】

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